概述

中国中信集团有限公司(简称“中信集团”),已发展成为一家国有大型综合性跨国企业集团,业务涉及金融、资源能源、制造、工程承包、房地产和其他领域。2019年中信集团连续第11年上榜美国《财富》杂志世界500强,位居第137位。

截至2019年12月31日,中信股份的总资产达港币82,899亿元,归属于普通股东的权益为港币5,915亿元。

中信集团-世界500强企业

业务挑战

中信集团作为一个集团性企业,不仅需要经常召开公司级专项会议,而且经常会遇到向客户介绍公司业务的会议。会议数量较多,会前准备工作繁琐。如何帮助会议组织者减轻负担,提升与会者的参与感?是中信集团一直想解决的问题。

根据我们的深入了解,发现中信集团在召开会议方面存在以下问题:

● 会务准备工作,既繁琐,又不高效:会前得提前打印、装订、检查会议资料,会中得逐一分发会议资料,会后还得再回收会议资料并粉碎,这一系列的会务工作既繁琐,又不高效。

● 纸质会议资料不安全不高效:对于公司机密材料需要保密,纸质文件容易遗失,导致信息泄密,存在不安全的问题。另外,纸质文件在查看时,无法快速切换文件,无法快速定位具体内容。

● 与主讲人节奏不同步不高效:有的会议时间长、议程多,参会人员容易走神,一走神,就会跟不上主持人的节奏,不知道会议进行到哪个议程了。参会人员与主讲人节奏不同步,会议不高效。

● 不经济不环保:公司的会议资料,不但量大,而且不可重复使用,一次大型会议(一个有15人参加、有2个主题、每个主题有4份材料、每份材料有50页的会议)所需要的纸张,相当于砍伐了一棵小树。

解决方案

深圳数研院针对中信集团会议中存在的问题,提出了无纸化会议的解决方案:使用一款既能代替纸质文档,清晰地阅读资料;又能代替投影仪,快速聚焦,同步阅读的工具;解决方法是:使用基于移动互联网的无纸化会议交互系统、现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术,通过文件的电子交换实现会议的无纸化。

会前,“一键上传”功能不仅帮助会议组织者完美解决会前资料准备费时费力的问题,更为企业节省了人力成本和经济成本,同时也响应了国家节能减排的号召。

会议过程中,主讲人模式,使得与会者与主讲人的思维非常同步,且与会者可以在会议资料上直接进行批注、评论、增加标签等,这些细节的设计使得整个会议过程召开非常顺利,会议效率大大提升。同时,在与客户的会议中,这种无纸化会议的模式不仅向让客户感受到了中信集团信息化水平的先进性,更是展示了中信集团的企业气质,加深了客户对中信集团企业形象的认知和好感。

会议结束后,所有的会议终端均会强制退出会议系统并清除本地会议资料,让无纸化会议系统带来方便的同时,也确保的会议资料的安全。

效益评价

使用无纸化会议系统给中信集团带来的价值如下:

1. 提高开会效率
无纸化会议全程用电子化会议资料代替纸质资料,具有免打印、免销毁、便于阅读、易于保存整理等好处,能大大节省会议组织筹备时间,加快会议进程,提升会议效率。

2. 节省单位开会成本
现在全国每年用于会议的纸张耗费是惊人的,中信集团一年的纸张费用就高达数十万元。使用无纸化会议系统可以免除纸张消耗,为企业节约会议经费,同时还响应了国家的绿色环保号召。

3. 提升企业形象
使用无纸化会议系统,会议室整洁如新,会议平板摆放整齐,极具高科技现代化的气息。我们设想一下,会议中一人手持一个平板开会,是多么高大上的一个场面,它不仅让来访的宾客感觉受重视,也显示了中信集团高大的企业形象。该项目得到了中信集团领导的高度评价:“无纸化会议系统是我们的会议好伙伴,它不但帮助我们提高了开会效率,而且帮助我们大大地节省了开会的人力成本、时间成本、财力成本,在保障会议资料安全的同时,让会议变得轻松,愉悦而高效。”