概述

成都市锦江区机关事务管理局的核心职能为:草拟本辖区机关事务管理规定实施草案;负责组织实施区级机关、事业单位和人民团体的采购工作;承担全区政府采购的数据统计和上报工作。

2015年,为认真贯彻落实中央“八项规定”,特别是在“三严三实”专题教育中,从党政机关日常办公中的点滴细节入手,倡导无纸化办公务实举措,成都市锦江区机关事务管理局,急需采购一套可以定制软件功能的“无纸化会议系统”。该系统需要通过后台的会议管理和利用平板电脑参会,来实现常委会议的全程无纸化,功能包括会议管理、议题准备、内容发布、参会浏览、电子表决、会议记录等。

成都市锦江区机关事务管理局

业务挑战

在项目建设过程中,我们主要面临以下挑战:

1. 革新传统开会方式,节约会议成本
成都市机关事务管理局采购的无纸化会议系统,主要用于召开成都市锦江区的常委会。在以往,每次会议需要打印的资料特别多,比如2015年7月13日的区委第145次常委会,会议中涉及到区里250多名干部的任免材料,每份干部的介绍材料都不少于3页,如果不用无纸化会议产品开会,现场每个人的面前将放置接近600页的材料,既不环保也不高效,更是给筹办会议的资料科的同事带来极大的工作量。

2. 二次开发需求较多
深圳数研院无纸化会议系统标准产品的基础上,二次开发需求较多(议题管理、表决管理等方面的功能优化),且要求在一个月内完成。

解决方案

深圳数研院基于无纸化会议标准产品,打造成都市锦江区机关事务管理局的无纸化会议系统,会议包括服务端系统与安卓移动端系统。

服务端系统功能主要包括:会议新增、会议中的议题管理功能(区分普通议题和干部议题,议题的权限控制功能且支持议题的导入导出)、干部议题相关任免清单及干部基本信息导入管理、多种会议材料导入功能(文本、图片、pdf、office文档)、会议纪要管理功能、电子表决结果查看功能等。

移动端功能,支持与会者直接使用安卓平板电脑参加会议的功能,功能包括会议的登陆、会议签到、议题清单的展示、议题文档浏览、任免清单和干部资料浏览、主讲人模式、电子表决。

效益评价

通过无纸化会议管理系统的应用,免去会议资料的打印、销毁,省时更省力,是成都市锦江区常委会会议组织者的好帮手。

● 便捷高效,提升与会者会议体验。系统采用良好的设计,可以进行会议签到、会议资料阅览、票决,更是可以随时添加批注、书签、评论,使得整个会议更加高效。

● 节能环保,履行企业社会责任。无纸化会议是企业无纸化办公的一种体现,是对国家节能减排号召的一种响应,更是成都市锦江区政府机关履行社会责任的一种体现。

● 以2015年7月13日的区委第145次常委会为例,以前开会要分发500多份材料,每位与会人员要在无数个文书中查找、做笔记……现在,现场除了会议指引,每个人面前只需一部平板,点击系统应用列表中的会议平台图标,即可启用无纸化会议终端。简单登录后即可进入相关会议详情界面,了解会议详情、阅读会议资料、及时批注、听取汇报、电子表决等等。

● 区委办负责人对项目给予了高度评价:“深圳数研院无纸化会议系统的使用,一改以往在会议中大量使用纸质资料、浪费资源的现象。使用该会议系统,区委主要领导在召开工作会议时,直接通过会场电脑、投影仪等电子设备听取汇报,不仅节约资源、节省时间,更增强了会议的直观性、互动性”。