每次会议都熬夜打印纸质文件,资料堆积如山、纸张耗费严重,有没有方法解决?讲的人台上说得津津有味,听的人听得云里雾里,甚至昏昏欲睡,有没有办法解决?会议结束后重要资料都要回收销毁,工作量大还可能导致参会人员不满,觉得不被信任,资料防止外泄有没有妙招?答案是有的!本记者带您了解国内信息化水平名列前茅的某电力公司,看看他们是如何解决上述症结的。

无纸化会议系统,轻松开会、其乐无边

某电力公司是一家信息化程度非常高的集团企业,也曾遇到过上述问题甚至更多:1、该单位每年召开会议数百场,会议纸张及打印耗材消耗巨大;2、经营班子会、局务会、专家评审会等重要会议对会议材料保密性要求非常高,会务人员打印、销毁工作量大,还顶着防泄密的压力。3、公司总部提倡无纸化办公,减少会议频次和会议资料等等。

基于上述情况,去年年初,为了响应上级单位关于无纸化办公,降低资源成本的倡议,也为了根本上实现更高效率的开会,公司决定采用无纸化会议系统作为会议辅助工具。经过对市场上各种会议系统进行详细地筛选,该单位最终选择了相较而言投入最小、建设周期短、互动性极强,基于平板电脑的深圳数研院无纸化会议系统。

深圳数研院无纸化会议系统的引入,不仅帮助公司解决了传统开会的痛点,而且带来了新的价值。这也是产品选型的根本与关键:

免打印、免销毁、省时又省力:既解决了减少办公费用投入的问题,又节省了大量的人力成本,响应了上级单位对无纸化办公的号召。

便捷高效,提升参会者会议体验:既解决了高保密会议资料防泄密问题,又解决了与会者与主讲者思路同步的问题,提升了参会者会议体验。

节能环保,履行企业社会责任:提升会议效率的同时,解决了资料打印带来的资源浪费问题,节能环保,为保护环境、履行社会责任贡献一份力。

移动办公,彰显企业独特内涵:无纸化会议是移动办公的一种形式,也是企业全面实现无纸化办公的必经之路,可以提升企业形象,彰显独特内涵。

■ 适用范围广,多种会议场合可用

这家公司使用深圳数研院无纸化会议系统开会已有近两年时间,发觉这个产品就是一个精而美的爆品,很多类型会议都可以用,已用它开了会议200多场,会议准备工作量减轻了50%以上,会议效率提高了30%以上,同时节约了大量的纸张。领导班子经营会议、工会会议、公司评优会议、业务交流会议、项目验收会议、年终总结会议、培训会议、日常工作会议、外宾接待会议等等,各种会议场合都可以使用。

● 领导班子经营会议

公司每月都要召开至少一次领导班子经营会议,会上各部门经理分别汇报各自部门工作情况,领导班子成员共同讨论经营方向和遇到的问题,会前资料准备是非常重要的一项工作。董秘书谈到使用深圳数研院无纸化会议系统的感受时说:“以前领导通知开会,我们都要联系各部门准备材料,然后熬夜把资料打印出来,等会议开完再全部收回粉碎,特别累、特别头痛。”说到这里,她开心地笑了:“但是现在不一样了,我们联系各部门准备好资料后,只需要在服务器上传就可以。第二天开会的时候,领导们过来直接输入密码就可以开会了,会议结束后我们只需要在服务器上删除就可以了,特别省心。这样一来会议资料安全也有保障,公司领导更放心了。”

● 评审会、验收会议

不管是基建建设、改造项目、科研项目、设计项目各个阶段,还是年度计划、预算评审、投资计划、财务报告,都有大量专业评审文档。以项目验收为例,通常都要对项目的交付物进行严格审查,这些交付物中包括大量的纸质文件。生产部何工说:“公司引入深圳数研院无纸化会议系统开会后,我不用再抱着一本本厚资料看,也比较环保。带给我最大的方便是我可以随时查看资料,有意见就直接在材料上批了,我的评审意见直接在会议系统中投票就行了,有时候还可以避免一些尴尬。“

● 业务培训会议

公司非常重视人员培养,除了外训,还有大量的内训。内训师汤工最有感触:“有的老员工思路很难跟得上讲师的节奏,培训效果不理想。使用深圳数研院无纸化会议系统培训,学员可以与讲师课件保持同步,有问题的地方可以用画笔圈出来,这样我随时可以看到学员关注的或者有问题的地方,及时做出针对性的讲解,使得他们理解更加透彻。另外,现在也不需要点名了,大家直接在系统上电子签名,人员出勤情况一目了然,很方便。”

● 接待会议

负责行政接待工作的李女士谈到使用深圳数研院无纸化会议系统的感受,她笑着说:”有一次,有一个别的公司的市场总监来我们公司参观,参加完会议他对我说‘你们大集团就是不一样,开个会都这么高大上啊。真先进,比我们开会效率高多了,佩服!’听到这些话我很开心,因为一定意义上来说,这对提升我们企业形象也有帮助。”

负责无纸化会议系统的项目负责人说:“自从采用了深圳数研院无纸化会议系统开会,业务部门都很满意,会议组织者也很开心。他们满意,我就特别开心。到现在,我们已经用它召开了超过200场次的会议。会议准备工作量减轻了50%以上,会议效率提高了30%以上,为公司节省了大量纸张,说大一点,也为保护环境贡献了一份力,这一点大家都很满意。“

■ 一段话读懂深圳数研院无纸化会议系统

深圳数研院无纸化会议系统是既为政府党政机关、企事业单位,又为大中型商业公司定制的会议系统,能够帮助会议组织者极大地降低会议组织压力,轻松进行会议现场管控,提高与会者的开会效率,同时节省大量印刷费用和投影设备,完全符合国家低碳、环保理念。

■ 关于深圳数研院无纸化会议系统更多信息

深圳数研院无纸化会议系统兼容性强,同时支持IOS系统和Android系统,市面上的平板基本都可以支持。软件功能全面、实用,支持多种文档格式(doc、xls、ppt、pdf、png、jpg、mov、mp4等),提供电子签名、电子投票、文档共享、主讲人模式、文档大纲阅读、添加批注和评论等功能。

目前,深圳数研院无纸化会议系统除了在电力公司得到广泛应用之外,在党政机关、政府机构、企事业单位等领域也拥有很高的知名度和美誉度,产品的稳定性、保密性、易用性,获得了客户的交口称赞和广泛认可。

随着国家对环境保护的重视程度越来越高,很多企业在提高工作效率的同时,也越来越重视履行企业责任。这种利用无纸化会议系统开会的形式既可以帮助企业节约纸张、节能环保,又可以大大提高企业开会效率,为企业节约经济成本和时间成本,越来越多的企业加入到无纸化办公的行列中来。使用深圳数研院无纸化会议系统,轻松开会、其乐无边,值得拥有!