无纸化会议已经受到越来越多的企业和政府机构的青睐,无论是其环保的理念,还是高效便捷的功能,都让使用者拍手称快,也形成了良好的口碑,然而,当前市面上,主要有两大类型的无纸化会议系统,一是固定于会议桌的升降式会议系统,二是以深圳数研院无纸化会议系统为代表的移动平板类会议系统。该如何选择呢?

为了能让读者对这两类会议系统有更为清晰的认识,接下来,笔者将从建设成本、用户体验、终端扩容三个维度来对比分析这两类会议系统的优缺点。

两种会议系统最为明显的差异在于操作终端的不同:

升降式会议系统:操作终端一般固定于会议桌,或嵌入会议桌,多采用带触摸功能的显示器;

深圳数研院无纸化会议:以平板电脑为操作终端,支持IOS和Android平台;

那么问题来了,无纸化会议,哪种形式更适合您?

两种会议系统

1、建设成本

对于任何一个公司,采购任何一套办公系统,投入成本都是需要重点考虑的因素。对于无纸化会议系统,三个方面可影响系统的成本:平台造价、终端设备成本、会议室改造成本。根据系统功能的差异,不同无纸化会议系统平台造价千差万别,在此只对比终端设备成本和会议室改造成本。

终端设备成本

随着移动设备的快速普及,移动办公、员工自带设备办公(BYOD)越来越流行。员工自带设备办公,有以下三大优势:

可节省企业办公设备成本;

员工熟悉自己的个人设备,产能提高;

方便员工移动办公需求,提高工作效率;

升降式会议系统:不支持员工自带设备办公。

深圳数研院无纸化会议:支持员工自带设备办公。

也就是说,采用深圳数研院无纸化会议系统时,员工可使用自己的平板加入会议,特别是中高层领导几乎人手一台平板。因此,企业只需采购少量的平板电脑就可以满足日常会议的正常召开。比如,在众多深圳数研院客户案例中,20个人的会议,往往只有5人使用企业提供的平板,另外15人使用自己的平板加入会议。

平板加入会议

会议室改造成本

会议室的改造成本,主要指会议桌、会议室网络、插座等会议室设备的改造升级,以配合会议系统的正常使用。

升降式会议系统:有无线传输和有线传输两种,并且需要嵌入会议桌,因此,需要涉及如下改造:

1、为会议室增加无线AP,或增加有线网口;

2、改造会议桌,或一并采购与升降式会议系统相配套的会议桌;

3、以显示器为终端的,还需要改造添加会议室的电源插座;

升降式会议系统

深圳数研院无纸化会议:以无线网络为传输媒介,只需保证会议室有稳定的无线网覆盖即可,因此,极端情况下只需要增加无线设备。

因此,深圳数研院无纸化会议系统,特别适合针对现有会议室的升级,几乎不需要额外的改造成本,进一步节省企业的成本投入。

2、用户体验

会中体验

升降式会议系统:终端设备与会议桌相对固定,无法移动,操作受限。与会者只要离会议桌稍远距离就可能看不清显示器上的文档信息。

深圳数研院无纸化会议:平板未与会议桌固定,与会者可灵活操作。比如可一手拿着平板站着发言;可以一手拿着平板,一手在会议室白板上写字辅助发言……将与会者从会议桌解放出来,放飞与会者的思想,提高会议的整体效率。

会后体验

主流的无纸化会议系统,都支持诸如文档、笔记、批注、生成会议纪要等主流功能,然而是否支持让与会都随时随地追溯查看这些会议信息,这也是企业会议系统采购者需要考虑的问题。

升降式会议系统:由于显示终端是固定于会议桌的显示器,因此需要通过邮件、企业OA等第三方系统来发布会议信息,不仅增加会务人员的工作量,并且也不方便与会人员随时随地查看。

深圳数研院无纸化会议:会后可在平板电脑上查看文档、笔记、批注、投票等所有会议信息。特别是现今移动互联网的兴起,绝大多数公司中上层,都有自己的平板电脑,喜欢自带设备办公。通过深圳数研院无纸化系统,无论是在会议室、办公桌、还是在家,都可以十分方便地查看会议资料,提高工作效率。

备注:主要针对保密等级为一般的会议。

3、终端扩容

升降式会议系统:会议室的终端设备数一般在系统搭建初期确定,受限于会议桌大小,后期扩容非常麻烦(需要重新改造会议桌等)。

深圳数研院无纸化会议:由于系统采用无线网作为传输媒介、以平板电脑为操作终端,因此可自由扩容终端设备,并且终端设备也可以从一个会议室搬到另一个会议室。

如某公司有会议室1、会议室2,每个会议室各分配10台平板,现需要在会议室1展开20人的会议。对于升降式会议系统,只能两人共用一台终端;如果采用深圳数研院无纸化会议,把会议室2的平板转移到会议室1即可轻松满足多人会议的需求。

在采购升降式会议系统时,终端设备数量的确定,不仅需要考虑成本投入,更重要的,还要考虑是否满足企业后期不同规模的会议。如果采用深圳数研院无纸化会议,解决该问题则非常简单,可以先采购少量终端设备,在日后随着不同规模的企业会议的召开,可再考虑增设终端设备。

综上所述:

我们可以通过以下表格,简单总结对比两种会议系统的特点。

对比维度 升降式会议系统 深圳数研院无纸化会议系统
建设成本
用户体验
终端扩容 不支持 灵活扩容

深圳数研院无纸化会议系统,不仅拥有较低的整体建设成本,而且拥有高效便捷的用户体验。基于移动终端具有非常好的便捷性,支持终端设备灵活扩容。深圳数研院无纸化会议系统更适合移动互联网时代下的无纸化会议应用场景,为企业节约经济成本和时间成本,这也是为什么越来越多的企业选择深圳数研院无纸化会议系统。