近年来,协同办公系统越来越成为互联网企业的标配,国内多款协同办公系统纷纷进入人们的视野,那么,协同办公系统能为企业实际的工作带来怎样的影响?

协同办公

笔者梳理如下:

建立信息发布的平台

在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如、公告、论坛、规章制度、新闻,促使技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解单位的发展动态。

实现工作流程的自动化

这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪,解决多岗位、多部门之间的协同工作问题,实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作,例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等,都是一些流程化的工作,通过实现工作流程的自动化,就可以规范各项工作,提高单位协同工作的效率。

实现知识管理的自动化

传统的手工办公模式下,文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后,比如说,某个单位来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己上网就可以看到符合她身份的权限范围内的企业内部积累下来的各种知识,这样就减少了很多培训环节。

企业行政管理自动化

以往的员工考勤,招聘等事项流程繁琐,传统的考勤方式无法提高员工的出勤积极性;招聘方面无法针对特定招聘需求,寻求合适的人才有如大海捞针。针对这一企业行政管理现状,iClap给出一个不错的解决方案,在iClap集成的多种工具中,包含了考勤工具与招聘工具,考勤工具可设置考勤福利策略,对早到的员工寄予特定奖励。该工具也可自动提醒员工打卡,形成一个高效的考勤系统。iClap的招聘工具自动生成招聘需求,并在各大招聘网站发布招聘信息,同时自动收集相关简历。

企业公共资源管理

像会议管理、车辆管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了资源管理的自动化。

可以概括的说,协同办公系统跨越了生产、销售、财务、行政等具体的业务范畴,更集中关注于企业日常办公的效率和可控性,是企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。